Eigen fysiotherapiepraktijk starten: de complete checklist voor 2026

Je hebt je opleiding fysiotherapie afgerond, een paar jaar ervaring opgedaan in loondienst, en nu wil je de stap zetten naar een eigen praktijk. Je eigen behandelkamers, je eigen patiëntenbestand, je eigen agenda. De lijst met dingen die je moet regelen is lang, en een deel ervan ontdek je pas als het knelt.

Dit is de volledige checklist, in de volgorde waarin je hem het beste afwerkt. Geen samenvatting van de KvK-website, maar de praktische versie: wat het kost, hoe lang dingen duren, en waar startende praktijken structureel op vastlopen. Onderaan staat de complete lijst om af te vinken, plus antwoorden op de vragen die het vaakst terugkomen.

Eerst de keuze: zelf starten of overnemen

Voordat je aan de checklist begint, staat er een keuze die alles daarna beïnvloedt. Je kunt van nul beginnen of een bestaande praktijk overnemen.

Overweeg je een overname, laat je dan door een accountant naar de cijfers van de laatste drie jaar kijken voordat je over een prijs praat. Let vooral op hoeveel omzet aan de vertrekkende eigenaar persoonlijk hangt, want dat deel loopt vaak mee de deur uit.

Fase 1: De basis leggen (3 maanden voor opening)

BIG-registratie controleren

Als fysiotherapeut moet je geregistreerd staan in het BIG-register. Dat heb je waarschijnlijk al, maar controleer of je registratie actueel is. Zonder geldige BIG-registratie mag je niet zelfstandig behandelen en kun je niet declareren bij zorgverzekeraars. Herregistratie wordt elke vijf jaar getoetst op werkervaring en scholing.

Kwaliteitsregister

Naast het BIG-register vragen zorgverzekeraars vrijwel altijd om inschrijving in een kwaliteitsregister. In de praktijk gaat dat om het Kwaliteitsregister Fysiotherapie NL of het Keurmerk Fysiotherapie. Kijk welke je beoogde verzekeraars eisen voordat je kiest, want dit staat los van je BIG-registratie en het is een voorwaarde voor contractering.

Ondernemingsplan en financiering

Ook als je geen financiering nodig hebt, dwingt een ondernemingsplan je om de cijfers een keer echt uit te rekenen. De kern is een omzetprognose die uitgaat van een realistische bezetting, niet van een volle agenda. Reken voor het eerste jaar met een oplopende bezetting die pas na maanden op niveau komt.

Heb je financiering nodig, dan zijn de gebruikelijke routes je eigen bank of een microkredietverstrekker als Qredits, die specifiek op starters is ingericht. Beide vragen om hetzelfde plan, dus dat werk doe je één keer.

KvK-inschrijving en rechtsvorm

Je schrijft je in bij de Kamer van Koophandel. De keuze van de rechtsvorm is voor de meeste starters eenvoudiger dan hij lijkt:

• Eenmanszaak. Goedkoop, snel geregeld, en fiscaal aantrekkelijk in de startfase door de ondernemersaftrekken. Voor verreweg de meeste startende fysiotherapeuten de juiste keuze.
• Besloten vennootschap. Interessant zodra je winst structureel hoog genoeg is dat de vennootschapsbelasting gunstiger uitpakt, of als je aansprakelijkheid wil beperken. Laat het omslagpunt door je accountant berekenen in plaats van een vuistregel uit een artikel te volgen.
• Maatschap of kostenmaatschap. Gebruikelijk als je met collega's een pand en kosten deelt maar ieder een eigen praktijk voert. Leg de afspraken over kostenverdeling en uittreden schriftelijk vast, ook als je met vrienden begint.

AGB-code aanvragen

Zonder AGB-code kun je niet declareren bij zorgverzekeraars. Je hebt er twee nodig: een persoonlijke code, die je meestal al hebt uit je tijd in loondienst, en een praktijkcode die je aanvraagt via Vektis. Houd rekening met enkele weken verwerkingstijd. Dit is de klassieke bottleneck, dus begin hier vroeg mee en wacht niet tot je pand rond is.

Aansluiting op Vecozo

Het declaratieverkeer met verzekeraars loopt via Vecozo. Je hebt een certificaat nodig om aan te kunnen sluiten, en dat vraagt om een geldige AGB-code. Reken hier dus opnieuw doorlooptijd voor, ná de AGB-aanvraag. Zonder deze twee stappen kun je wel behandelen maar niet declareren.

Contracten met zorgverzekeraars

Dit is de grote vraag: gecontracteerd of ongecontracteerd. Als gecontracteerde praktijk worden je patiënten volledig vergoed binnen hun polisvoorwaarden. Ongecontracteerd krijgen patiënten een deel van het tarief vergoed en betalen ze het verschil zelf.

De meeste startende praktijken kiezen voor contractering, omdat het de drempel voor patiënten verlaagt en je in de opbouwfase elke drempel kunt missen. De keerzijde is dat je gebonden bent aan de tarieven van de verzekeraar, die lager liggen dan een vrij tarief, en aan hun voorwaarden rond behandelindex en administratie.

Belangrijk voor je planning: de contracteerronde voor het volgende jaar loopt doorgaans in het najaar. Mis je die, dan zit je een jaar vast aan ongecontracteerd werken. Dat maakt dit de enige stap in de hele lijst met een harde jaarlijkse deadline.

Begin met contracteren bij de drie tot vier grootste verzekeraars in jouw regio. Samen dekken de grootste concerns het overgrote deel van de Nederlandse verzekerden. De kleinere kun je later toevoegen.

Fase 2: Geld, belasting en tarieven

De btw-vrijstelling die veel starters verrast

Fysiotherapeutische zorg door een BIG-geregistreerde fysiotherapeut is vrijgesteld van btw. Dat klinkt als goed nieuws en dat is het ook voor je patiënten, maar het heeft een keerzijde die starters regelmatig over het hoofd zien: omdat je geen btw rekent, kun je de btw op je investeringen ook niet terugvragen.

Concreet betekent dat: je behandelbanken, je inrichting en je apparatuur kosten je het volledige bedrag inclusief btw. Reken je investeringsbegroting dus door met de brutobedragen. Werk je daarnaast aan diensten die niet onder de vrijstelling vallen, bijvoorbeeld bepaalde vormen van training of bedrijfsadvies, dan kan er wel btw-plicht ontstaan over dat deel. Leg die grens één keer voor aan je boekhouder.

Ondernemersaftrek en het urencriterium

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting heb je recht op ondernemersaftrekken, waaronder de zelfstandigenaftrek en in de eerste jaren de startersaftrek. Daarvoor moet je aan het urencriterium voldoen: een minimumaantal uren per jaar dat je aan je onderneming besteedt. Alle uren tellen, dus ook administratie, scholing en acquisitie.

Houd je uren vanaf dag één bij. Niet omdat het leuk is, maar omdat je bij een controle moet kunnen aantonen dat je eraan voldoet. De hoogte van de aftrekposten verandert per jaar en de zelfstandigenaftrek wordt stapsgewijs afgebouwd, dus kijk het actuele bedrag na in plaats van te rekenen met een getal dat je ooit hoorde.

Wat het kost om te openen

Een realistische investeringsbegroting voor een solopraktijk, exclusief de huur die doorloopt:

Dat laatste punt is het belangrijkste van de tabel. Je declaraties komen niet direct binnen, en je patiëntenbestand groeit langzamer dan je hoopt. Wie zonder buffer begint, komt in maand vier in de knel terwijl de praktijk het eigenlijk goed doet.

Je tarieven bepalen

Werk je gecontracteerd, dan liggen je tarieven grotendeels vast in het contract. Voor alles daarbuiten, en voor ongecontracteerde zorg, bepaal je zelf. Kijk wat praktijken in je directe omgeving rekenen, maar ga niet automatisch onder de markt zitten om patiënten te trekken. Een tarief dat je later moet verhogen kost je meer goodwill dan een tarief dat vanaf het begin marktconform is.

Fase 3: De praktijk inrichten (1 tot 2 maanden voor opening)

Locatie en inrichting

De drie criteria die er werkelijk toe doen zijn bereikbaarheid, zichtbaarheid en parkeergelegenheid. Een pand op de begane grond aan een doorgaande weg met eigen parkeerplaatsen is ideaal. Let bij het huurcontract op de looptijd en de opzegtermijn, want dat is de grootste vaste verplichting die je aangaat.

Voor de start heb je genoeg aan twee behandelruimtes zodat je kunt rouleren, een wachtruimte en een kleine werkplek voor administratie. Houd het bescheiden. Uitbreiden kan altijd, en elke euro die je nu niet in inrichting stopt is werkkapitaal.

Praktijksoftware kiezen

Je hebt een dossiersysteem nodig, een agenda en een declaratiemodule die op Vecozo aansluit. De keuze is bepalend voor je dagelijkse werkplezier en je zit er jaren aan vast, dus neem een proefperiode bij minstens twee systemen voordat je beslist. We hebben de gangbare Nederlandse pakketten naast elkaar gezet in de vergelijking van fysiotherapiesoftware en gaan dieper op de praktijkkeuze in bij welk praktijksysteem past bij jouw praktijk.

Verzekeringen

• Beroepsaansprakelijkheid. Dekt claims bij behandelfouten. Vaak geregeld via je beroepsvereniging, anders apart afsluiten.
• Bedrijfsaansprakelijkheid. Voor schade aan derden in je praktijk, van een uitglijdende patiënt tot waterschade aan het pand.
• Inventaris en inboedel. Voor je banken, apparatuur en inrichting.
• Arbeidsongeschiktheid. Als zelfstandige heb je geen vangnet, en je inkomen hangt volledig aan je eigen handen. Een AOV is de duurste post op de lijst. Een broodfonds of schenkkring is voor de eerste jaren een goedkoper alternatief, maar dekt alleen de eerste periode en geen langdurige uitval. Kies bewust, niet uit gewoonte.

Privacy en dossierplicht meteen goed inrichten

Vanaf je eerste patiënt verwerk je medische gegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Drie dingen die je bij de start regelt in plaats van achteraf:

• Een verwerkingsregister waarin staat welke gegevens je verwerkt en waarom.
• Een verwerkersovereenkomst met elke partij die namens jou gegevens verwerkt, van je softwareleverancier tot je telefoondienst.
• Een privacyverklaring op je website die klopt met wat je werkelijk doet.

Wat dat concreet betekent zodra je digitale hulpmiddelen inzet, staat in AVG en NEN 7510 in de fysiopraktijk.

Fase 4: Bereikbaarheid en receptie (2 tot 4 weken voor opening)

Dit is het onderdeel dat starters het vaakst onderschatten. Alles is geregeld, het pand staat klaar, en dan blijkt de praktische vraag onbeantwoord: wie neemt de telefoon op als jij aan het behandelen bent?

Voor een startende praktijk weegt dat zwaarder dan voor een gevestigde. Je hebt nog geen vaste patiëntenstroom, dus elke beller is er één die je niet kunt missen. En bellers die niemand aan de lijn krijgen, spreken lang niet altijd een voicemail in. Een groot deel belt simpelweg de volgende praktijk in de zoekresultaten.

De vier opties

Voor de meeste starters is de combinatie van online afspraken maken met een vorm van telefonische opvang de verstandigste start. Je bent professioneel bereikbaar zonder een vaste maandlast van meer dan duizend euro. Groeit de praktijk en komt er loopverkeer, dan kun je later alsnog iemand aannemen. De afweging tussen die opties hebben we volledig doorgerekend in wat een receptionist kost voor je fysiotherapiepraktijk en in telefoonservice uitbesteden als fysiotherapeut.

Regel ook je telefonie zelf op tijd. Welk nummer gebruik je, blijft dat mee als je ooit verhuist, en hoe schakel je door buiten openingstijden? Dat staat uitgewerkt in VoIP-telefonie voor je fysiotherapiepraktijk.

De eerste indruk telt dubbel bij een nieuwe praktijk. Een patiënt die belt en meteen geholpen wordt, komt langs. Een patiënt die de voicemail krijgt, zoekt verder. In de opbouwfase kun je die bellers niet missen.

Fase 5: Patiënten werven (vanaf opening)

Huisartsenpraktijken in je buurt

Je belangrijkste verwijsbron. Maak een rondje langs de huisartsenpraktijken binnen een straal van een paar kilometer. Stel jezelf voor, laat iets achter, en vraag of je een keer mag langskomen om je specialisaties toe te lichten. Persoonlijk contact werkt beter dan een brief, want huisartsen verwijzen naar mensen die ze kennen.

Google-bedrijfsprofiel

Maak dit direct aan, want het is gratis en het is de reden dat je in Google Maps en de lokale resultaten verschijnt. Vul alles in: openingstijden, adres, telefoonnummer, foto's en je specialisaties. Vraag je eerste tevreden patiënten actief om een review. Voor iemand die zoekt op fysiotherapie in jouw plaats is dat vaak doorslaggevend.

Website

Je hebt geen dure website nodig. Vijf pagina's volstaan: home, over de praktijk, behandelingen, tarieven en contact. Zorg dat je telefoonnummer prominent staat, dat mensen online een afspraak kunnen aanvragen, en dat alles goed werkt op een telefoon. Het merendeel van je bezoekers komt mobiel binnen.

Directe toegang benutten

Patiënten mogen zonder verwijzing naar de fysiotherapeut. Zorg dat je website en je telefonische opvang dat expliciet benoemen, want veel mensen weten het niet en bellen eerst de huisarts. Dat is gratis drempelverlaging die praktijken structureel laten liggen.

Netwerk en samenwerking

Sluit je aan bij het regionale netwerk van collega's. Niet alleen voor de kwaliteitsregistratie, maar vooral voor doorverwijzingen: collega's die vol zitten sturen patiënten naar praktijken die ze kennen. Datzelfde geldt voor sportverenigingen, personal trainers en podotherapeuten in de buurt.

De eerste negentig dagen

Openen is niet het einde van de lijst maar het begin van een nieuwe. Drie dingen die je in het eerste kwartaal bijhoudt, omdat ze bepalen of je bijstuurt of doormoddert:

• Hoeveel telefoontjes je mist. Bijna elke telefoonaanbieder laat dit zien. Zonder dit cijfer weet je niet of je bereikbaarheid een probleem is.
• Waar je patiënten vandaan komen. Vraag het gewoon bij de intake. Na dertig patiënten weet je welke wervingsroute werkt en welke je kunt laten vallen.
• Hoeveel uur je aan administratie kwijt bent. Dit sluipt omhoog zonder dat je het merkt. We hebben uitgesplitst waar die uren heen gaan in administratie in je fysiotherapiepraktijk.

Waar startende praktijken op vastlopen

• Te laat met de AGB-code en Vecozo. Deze twee hebben doorlooptijd en zijn volgtijdelijk. Zonder beide kun je behandelen maar niet declareren.
• De contracteerronde missen. Dat kost je een heel jaar.
• Geen werkkapitaal. Je kosten beginnen meteen, je inkomsten lopen achter.
• De btw-vrijstelling vergeten in de begroting. Je investeringen zijn duurder dan je dacht omdat je de btw niet terugkrijgt.
• Bereikbaarheid als sluitstuk behandelen. Terwijl juist in de opbouwfase elke gemiste beller telt.
• Alles zelf willen doen. Een boekhouder die je aangifte en je urenregistratie bewaakt verdient zichzelf terug in tijd en in vermeden fouten.

De checklist

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost het om een fysiotherapiepraktijk te starten?

De investering zelf blijft voor een solopraktijk vaak beperkt tot enkele tienduizenden euro's, afhankelijk van hoeveel er aan het pand moet gebeuren. De post die het verschil maakt is niet de inrichting maar het werkkapitaal: reken op drie tot zes maanden vaste lasten voordat je inkomsten op niveau zijn.

Hoe lang duurt het voordat ik kan openen?

Reken op drie tot zes maanden vanaf het moment dat je serieus begint. De doorlooptijd wordt niet bepaald door de inrichting maar door de AGB-code, de Vecozo-aansluiting en de contracteerronde van de verzekeraars.

Moet ik me contracteren bij zorgverzekeraars?

Het hoeft niet, maar zonder contract betalen je patiënten een deel zelf en dat is in de opbouwfase een reële drempel. De meeste starters contracteren daarom, en heroverwegen het als de praktijk vol zit.

Heb ik btw-plicht als fysiotherapeut?

Fysiotherapeutische zorg door een BIG-geregistreerde fysiotherapeut is vrijgesteld van btw. Daardoor kun je de btw op je investeringen ook niet terugvragen. Bied je daarnaast diensten aan die buiten de zorgvrijstelling vallen, dan kan daar wel btw over verschuldigd zijn. Leg dat één keer voor aan je boekhouder.

Kan ik beginnen zonder personeel?

Ja, en dat doen de meeste starters. Het knelpunt is niet de behandeling maar de telefoon, omdat je die tijdens behandeluren niet kunt aannemen. Los dat op vóór je opent in plaats van erna.

Mag een patiënt zonder verwijzing komen?

Ja, directe toegang tot de fysiotherapeut is in Nederland mogelijk. Sommige aanvullende polissen en specifieke situaties stellen alsnog een verwijzing verplicht, dus controleer dat per geval.

Aan de slag

Een eigen praktijk starten is te overzien als je het in deze volgorde doet: eerst de registraties die doorlooptijd hebben, dan de financiële basis, dan het pand en de software, en pas daarna de zichtbaarheid. De enige stap met een harde deadline is de contracteerronde, dus zet die als eerste in je agenda.

Wil je zien hoe je vanaf dag één bereikbaar bent zonder een balie-assistent aan te nemen? Bekijk hoe het werkt of probeer de live demo en hoor zelf hoe een gesprek verloopt.