Wat kost een receptionist voor je fysiotherapiepraktijk?

Je zit midden in een behandeling. Je voelt de schouder van je patiënt langzaam losser worden. Dan gaat de telefoon. Weer. Je negeert het, maar je weet dat het waarschijnlijk een nieuwe patiënt is die je nooit meer terug zult horen. Dit scenario speelt zich dagelijks af in duizenden fysiotherapiepraktijken in Nederland. De vraag die erachter zit: moet je iemand aannemen om de telefoon op te nemen? En wat kost dat eigenlijk?

Optie 1: een balie-assistent in loondienst

De meest voor de hand liggende oplossing. Iemand die aan de balie zit, de telefoon opneemt, patiënten ontvangt, intake-formulieren regelt en tussendoor misschien wat administratie doet.

Wat kost het?

Een balie-assistent in de fysiotherapie verdient bruto rond de €2.200 tot €2.800 per maand bij een parttime contract van 24 tot 32 uur. Maar als werkgever betaal je meer dan alleen het brutosalaris. Reken op zo'n 30% werkgeverslasten erboven: sociale premies, vakantiegeld (8%), pensioenpremie, en de Werkhervattingskas.

Totale kosten balie-assistent: €2.800 tot €3.600 per maand — exclusief inwerktijd, vervanging bij ziekte en werkplek.

Wat krijg je ervoor?

Een echt mens aan de balie. Patiënten worden persoonlijk begroet, de telefoon wordt opgenomen, en je kunt taken delegeren die verder gaan dan telefonie: post verwerken, koffie zetten, wachtruimte op orde houden. Dat is niet niks — menselijk contact op de praktijk heeft waarde.

Het nadeel

Een balie-assistent is er alleen als ze er is. Tijdens vakantie, ziekte of na sluitingstijd is de praktijk onbereikbaar. En het salaris loopt altijd door — ook op rustige dagen wanneer de telefoon nauwelijks gaat.

Optie 2: parttime kracht of oproepbasis

Sommige praktijken kiezen voor flexibeler personeel: een parttime kracht via een uitzendbureau of een zzp'er op oproepbasis.

Via een uitzendbureau betaal je inclusief bureau-opslag zo'n €18 tot €25 per uur. Een zzp'er rekent €15 tot €20 per uur. Op papier flexibeler, maar in de praktijk vaak lastiger: elke nieuwe kracht moet opnieuw ingewerkt worden, kent je praktijk niet, weet niet hoe je agenda werkt, en kan geen vergoedingsvragen beantwoorden.

Voor 20 uur per week via een uitzendbureau betaal je €1.600 tot €2.000 per maand. Goedkoper dan een vaste kracht, maar je krijgt er ook minder voor.

Optie 3: traditionele telefoonservice

Een stap verder: je besteedt alleen de telefoon uit aan een externe partij. Operators nemen op namens jouw praktijk, noteren een bericht, en jij belt terug wanneer het jou uitkomt.

De kosten variëren: €0,80 tot €2,50 per afgehandeld gesprek, soms met een maandelijks minimum van €50 tot €100. Bij 200 inkomende gesprekken per maand zit je op €160 tot €500 per maand.

Het nadeel: de operators volgen een script. Ze kunnen geen afspraken inplannen in Intramed of FysioManager, ze weten niet of fysiotherapie in het basispakket van de beller valt, en ze kennen het verschil niet tussen manuele therapie en oefentherapie. De patiënt moet teruggebeld worden voor een afspraak — dat is een extra stap waar je bellers verliest.

Lees meer: Geen personeel vinden? Zo automatiseer je je telefoonaanname.

Optie 4: AI-telefoniste

De nieuwste optie — en de goedkoopste. Een AI-telefoniste die specifiek getraind is op jouw praktijk. Ze kent je behandelaanbod, begrijpt de vergoedingsregels, plant afspraken direct in je praktijksysteem en verbindt door bij spoed.

Wat kost het?

€0,25 per belminuut. Geen abonnement, geen vaste kosten. Een gemiddeld gesprek duurt 2 tot 3 minuten. Bij 200 gesprekken per maand (een drukke solopraktijk) kom je op zo'n €100 tot €150 per maand. Een kleine solopraktijk met 50 gesprekken per maand betaalt rond de €25 tot €40.

Wat krijg je?

Alles wat een goed ingewerkte balie-assistent doet aan de telefoon — maar dan 24/7. Avonden, weekenden, feestdagen. Geen vakantiedagen, geen ziekte, geen inwerktijd. En ze wordt nooit moe van de vraag "Zit fysiotherapie in mijn basispakket?"

De vergelijking op een rij

Wat past bij jouw praktijk?

Heb je een grote groepspraktijk met 8+ behandelaars, een drukke wachtruimte en veel loopverkeer? Dan is een balie-assistent waarschijnlijk onmisbaar — niet alleen voor de telefoon, maar voor de hele balie-ervaring.

Heb je een solopraktijk of werk je met 2 tot 4 collega's? Dan is een fulltime balie-assistent bijna nooit rendabel puur voor de telefoon. De kosten zijn te hoog voor het aantal gesprekken. Een AI-telefoniste lost het telefoonprobleem op voor een fractie van de kosten — en is daarbij 24/7 beschikbaar.

Elke nieuwe patiënt die afhaakt omdat niemand opnam, is €200 tot €500 aan gemiste omzet. Reken zelf maar uit hoeveel dat per maand is.

Bekijk alle details op onze FAQ-pagina, of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.