Administratie in je fysiotherapiepraktijk: waar de uren echt heen gaan

Vraag een fysiotherapeut hoeveel tijd de administratie kost en je krijgt zelden een precies antwoord. Dat komt niet doordat niemand het bijhoudt, maar doordat administratie nooit in één blok zit. Het zijn tien minuten tussen twee behandelingen door, een half uur na de laatste patiënt, en op zondagavond nog even de declaraties nalopen. Bij elkaar opgeteld is het vaak een volledige werkdag per week.

Dit artikel splitst die tijd uit per taak, met een rekenmethode die je op je eigen praktijk kunt loslaten. Daarna kijken we per onderdeel wat je er realistisch aan kunt doen, en waar het advies "automatiseer het" vooral geld kost zonder iets op te lossen.

Waar de tijd naartoe gaat

De administratie van een fysiotherapiepraktijk valt uiteen in vijf categorieën. Ze voelen niet even zwaar, en dat is precies het probleem: de taken die het meeste tijd kosten zijn zelden de taken waar je je het meest aan ergert.

De optelsom komt bij een gemiddelde praktijk uit tussen de tien en twintig uur per week. Bij een solopraktijk komt dat volledig op één paar schouders terecht, meestal buiten de declarabele uren.

Reken het door voor je eigen praktijk

Een schatting uit een artikel is minder waard dan een meting van een week. Doe dit: zet zeven dagen lang achter elke administratieve handeling een streepje met een ruwe tijdsindicatie. Geen ingewikkeld systeem, gewoon een notitieblok naast de telefoon.

Vermenigvuldig aan het eind van de week het aantal uren met je eigen uurwaarde. Niet met wat je een medewerker betaalt, maar met wat een behandeluur jou oplevert. Dat is de eerlijke prijs van administratie, want elk uur dat je aan papierwerk besteedt is een uur dat je niet aan een patiënt besteedt.

Een praktijk die twaalf uur per week aan administratie kwijt is, en waarvan de helft in principe verplaatsbaar is, laat zes behandeluren per week liggen. Over een jaar is dat meer dan een maand aan omzet.

Wat je wel en niet kunt wegnemen

Dossiervoering: niet weg te automatiseren, wel te versnellen

Je dossierplicht volgt uit de WGBO en de richtlijnen van het KNGF. Daar komt geen tool tussen. Wat wel helpt is spraakgestuurd invoeren en het gebruik van sjablonen voor terugkerende behandelvormen. Reken op tijdwinst van tientallen procenten, niet op het verdwijnen van de taak.

Telefoon: de grootste post die je echt kunt verplaatsen

De telefoon is de enige categorie die zowel veel tijd kost als volledig buiten je praktijk kan worden opgevangen. En de kosten zitten niet alleen in de gesprekken zelf. Ze zitten vooral in de onderbreking: na een verstoorde behandeling kost het minuten om weer op niveau te zijn, en dat gebeurt vier tot acht keer per dag.

Daar komt de gemiste omzet bovenop. Wie tijdens een behandeling belt en de voicemail krijgt, belt in veel gevallen gewoon de volgende praktijk. Hoe je die bereikbaarheid oplost staat in ons artikel over bereikbaarheid van je fysiotherapiepraktijk verbeteren, en we hebben de kosten van de verschillende opties uitgerekend in wat een receptionist kost voor je fysiotherapiepraktijk.

Afspraken: de winst zit in het verzetten, niet in het inplannen

Nieuwe afspraken inplannen gaat meestal snel. De tijd gaat zitten in verzetten en afzeggen, omdat daar altijd heen en weer contact bij komt kijken. Online agendabeheer neemt een deel weg, maar alleen als je patiëntengroep het gebruikt. Bij een oudere populatie blijft de telefoon dominant, hoe goed je online systeem ook is.

Wie afzeggingen beter opvangt, verlaagt tegelijk het aantal no-shows. Dat rekenen we door in een werkend no-show-beleid voor de fysiotherapie.

Declaraties: los het op in je praktijksysteem, niet eromheen

Retourinformatie en afgekeurde declaraties kosten tijd omdat ze onvoorspelbaar binnenkomen. De oplossing zit vrijwel altijd in het beter inrichten van je bestaande praktijksysteem, niet in een extra tool ernaast. Welk systeem wat kan, zetten we naast elkaar in de vergelijking van fysiotherapiesoftware.

De volgorde die wij zouden aanhouden

Begin bij de post die het meeste tijd kost én het makkelijkst te verplaatsen is. Dat is bij vrijwel elke praktijk de telefoon. Daarna afspraakbeheer, dan declaratie-inrichting, en pas als laatste dossiervoering, omdat daar de minste ruimte zit.

De veelgemaakte fout is precies andersom beginnen: eerst een groot softwaretraject om dossiervoering te versnellen, terwijl de telefoon onaangeroerd blijft. Dan verandert er weinig aan de werkdruk, want de onderbrekingen blijven.

Sta je aan het begin?

Begin je net voor jezelf, dan is dit het moment om de administratie meteen goed in te richten in plaats van er later mee te worstelen. We hebben alle stappen op een rij gezet in de complete checklist voor het starten van een eigen fysiotherapiepraktijk, inclusief wat je vanaf dag één moet regelen om de administratie beheersbaar te houden.