Intramed koppelen aan een AI-telefoniste: waarom het via het patiëntportaal beter werkt

Werk je met Intramed en overweeg je een AI-telefoniste, dan is de eerste vraag bijna altijd dezelfde: kan die koppelen met onze agenda? Dat is een logische vraag. Je wilt niet dat elke afspraak die de telefoniste aanneemt, daarna alsnog door iemand moet worden overgetikt.

Dit artikel laat zien dat je daar geen directe koppeling voor nodig hebt. Intramed heeft zelf al alles in huis waarmee een patiënt online een afspraak maakt. Een AI-telefoniste hoeft de patiënt alleen op het juiste moment de weg te wijzen. Hoe dat werkt, wat je in Intramed regelt en waarom het beter uitpakt dan een koppeling, lees je hieronder.

Het korte antwoord. Een AI-telefoniste werkt met Intramed via het patiëntportaal: tijdens het gesprek krijgt de beller een sms met de link, en de patiënt plant de afspraak daar zelf. De afspraak staat daarna gewoon in Intramed, zonder koppeling en zonder overtikken.

Wat praktijken bedoelen met koppelen

Als een praktijk om een koppeling vraagt, gaat het eigenlijk om drie wensen. De afspraak moet in de Intramed-agenda komen zonder dat iemand hem overtikt. De patiënt moet een tijd kunnen kiezen die echt vrij is. En een nieuwe patiënt moet met zijn gegevens in het systeem komen, zodat je aan de balie niet alles opnieuw hoeft te vragen.

Een directe koppeling is één manier om dat te bereiken: het belsysteem praat dan rechtstreeks met de agenda en zet de afspraak erin. Maar het is niet de enige manier, en voor een fysiopraktijk meestal niet de beste. Alle drie de wensen worden namelijk al vervuld door iets wat Intramed zelf aanbiedt.

Wat Intramed zelf al biedt: het patiëntportaal

Intramed heeft een patiëntportaal waarin patiënten online hun zaken regelen. Het zit standaard in Intramed Compleet, en Intramed zet het op verzoek voor je aan. Wat een patiënt er kan:

• Zich inschrijven als nieuwe patiënt, met zijn eigen gegevens, zodat die al in Intramed staan.
• Een afspraak plannen in de blokken die jij online openzet, ook 's avonds en in het weekend.
• Een afspraak verzetten, als je dat in Intramed toestaat.
• De intake en vragenlijsten thuis invullen, zodat je beter voorbereid aan de behandeling begint.

Je houdt daarbij zelf de regie. Jij bepaalt welke delen van de agenda online te boeken zijn, hoe lang een eerste afspraak duurt en of patiënten mogen verzetten. Afzeggen loopt in Intramed via de praktijk.

Met andere woorden: de techniek om een afspraak zonder overtikken in Intramed te krijgen, bestaat al. Wat er nog bij komt, is iemand die de beller op het juiste moment naar die plek stuurt. Daar komt de AI-telefoniste in beeld.

Zo werkt een AI-telefoniste met Intramed, stap voor stap

Stap 1: de telefoniste neemt op en helpt

Terwijl jij behandelt, neemt de AI-telefoniste de telefoon aan. Ze beantwoordt de vragen die de hele dag binnenkomen: of fysiotherapie vergoed wordt, of er een verwijzing nodig is, wat de openingstijden zijn en waar de praktijk zit. Bij spoed verbindt ze door. Veel gesprekken zijn daarmee al klaar. Wat elke verzekeraar vergoedt, lees je in het overzicht van de vergoeding per verzekeraar.

Stap 2: bij een afspraak volgt een sms

Gaat het om een afspraak, dan vraagt de telefoniste of de beller al patiënt is. Een nieuwe patiënt krijgt een sms met de link om zich in te schrijven en een eerste afspraak te plannen. Een bestaande patiënt krijgt de link om in te loggen en zelf een vervolgafspraak te plannen of te verzetten. De sms gaat naar het 06-nummer waarmee iemand belt, en vrijwel iedereen belt met een 06.

Stap 3: de patiënt plant zelf, en het staat in Intramed

De patiënt opent de link, kiest een tijd en bevestigt. De afspraak staat direct in je Intramed-agenda, net als bij een afspraak via je website. Komt iemand er niet uit, dan legt de telefoniste aan de telefoon uit wat hij moet invullen.

Stap 4: wat niet online kan, komt bij jou terecht

Wil iemand afzeggen, dan noteert de telefoniste de naam, de datum van de afspraak en de reden. Wil iemand liever niet zelf plannen, dan noteert ze naam, telefoonnummer, waarvoor het is en de voorkeur voor dag en tijd. Na elk gesprek krijg je een samenvatting per mail, zodat je in één keer kunt terugbellen.

Waarom dit beter werkt dan een directe koppeling

Een link in plaats van een koppeling voelt misschien als een omweg. Toch is het eerder de kortste weg: de sms-route is goedkoper, betrouwbaarder en beter voor je administratie. Dat heeft drie redenen.

1. Geen koppeling om te bouwen en te onderhouden

Een directe koppeling moet bij deze pakketten op maat worden gebouwd. Je betaalt vooraf voor de bouw en daarna voor onderhoud, want brengt het pakket een nieuwe versie uit, dan moet de koppeling mee. Intramed brengt regelmatig updates uit. De link in de sms wijst naar het portaal dat Intramed zelf bijhoudt, dus bij een update hoeft er niets te gebeuren.

2. De patiënt maakt de afspraak zelf

Bij de sms-route logt de patiënt in en plant hij zelf. De afspraak staat dan in jullie eigen systeem, gemaakt door de patiënt zelf. Dat helpt als je kosten rekent bij niet verschijnen en een patiënt zegt dat hij die afspraak nooit heeft gemaakt. Zet een belsysteem de afspraak namens de patiënt in de agenda, dan moet het belsysteem zelf vastleggen dat de patiënt die afspraak wilde. Hoe je zo'n regeling opzet, lees je in het artikel over no-show beleid voor fysiotherapeuten.

3. Patiëntgegevens blijven in Intramed

Voor een koppeling heeft het belsysteem toegang nodig tot je agenda, en vaak ook tot patiëntgegevens. Bij de sms-route niet: de telefoniste kijkt niet in je agenda of dossiers en noemt daarom ook nooit zelf een vrij tijdstip. Je gegevens blijven in Intramed, dat gecertificeerd is voor NEN 7510 en ISO 27001. Dat scheelt vragen bij je verwerkersovereenkomst. Meer daarover lees je in het artikel over AVG en NEN 7510 voor AI in de fysiopraktijk.

En het haalt net zoveel werk weg. Niemand in de praktijk hoeft op te nemen of een afspraak in te plannen, en vrijwel niemand vindt het lastig om op een link te klikken.

Koppeling en sms naast elkaar

Wat je vooraf in Intramed regelt

Wil je met een AI-telefoniste aan de slag, dan is dit de korte lijst. Gebruik je online plannen al, dan heb je het meeste waarschijnlijk al ingesteld.

• Het patiëntportaal aanzetten. Het zit in Intramed Compleet, en Intramed activeert het op verzoek. Draait Intramed bij jou via een andere partij, vraag dan bij die partij na of het portaal aangezet kan worden.
• De agendaroosters instellen. Bepaal per therapeut welke blokken patiënten online mogen boeken.
• De duur van een eerste afspraak. Stel in hoe lang een eerste online afspraak duurt, zodat de intake de ruimte krijgt.
• Verzetten toestaan of niet. Met de instelling 'Afspraken wijzigen' bij de externe toegang mogen patiënten zelf verzetten. Je kunt ook instellen tot wanneer dat mag.

Daarna geef je de link door aan de leverancier van de AI-telefoniste. Bij FysioTelefoniste nemen we die mee in de inrichting, net als de vraag welke link de telefoniste wanneer stuurt. Hoe dat precies gaat, staat op de pagina FysioTelefoniste met Intramed.

Als een leverancier toch een koppeling aanbiedt

Een directe koppeling kan alleen via een officiële koppeling die de leverancier zelf aanbiedt, en moet bij deze pakketten op maat worden gebouwd. Intramed werkt voor koppelingen met een eigen lijst partners, zoals voor boekhouding, declaraties en betalingen. Biedt een leverancier van een AI-telefoniste je toch een koppeling aan, stel dan drie vragen:

• Via welke officiële koppeling van de leverancier loopt het, en staat de oplossing bij Intramed als partner bekend?
• Wat kost het onderhoud per maand, en wat gebeurt er als Intramed een nieuwe versie uitbrengt?
• Hoe laat je achteraf zien dat de patiënt een afspraak zelf wilde, als het belsysteem hem in de agenda heeft gezet?

Zijn de antwoorden vaag, dan is de link naar het patiëntportaal de veiligere keuze. Die werkt vanaf de eerste dag en vraagt geen onderhoud.

Tot slot

Een AI-telefoniste met Intramed vraagt geen koppeling, maar een goed ingesteld patiëntportaal en een telefoniste die weet wanneer ze welke link stuurt. Daarmee komt elke afspraak in Intramed zonder overtikken, maakt de patiënt de afspraak zelf en betaal je niets voor een koppeling op maat.

Wil je horen hoe dat klinkt? Probeer de demo of plan een kennismakingsgesprek. Werk je met een ander pakket, lees dan hoe het gaat met Fysiomanager of met andere praktijksystemen.